Tabstopps in Word bringen viele Menschen zur Verzweiflung, dabei sind sie eigentlich sehr, sehr praktisch. Ich zeige dir in diesem Blogbeitrag wie Tabstopps gesetzt werden müssen, damit sie funktionieren: So verwendest du sie richtig. Denn durch die korrekte Anwendung kannst du deine Dokumente deutlich effizienter und professioneller gestalten.
Es lohnt sich also, sich mit diesem Thema ausführlicher zu beschäftigen, auch wenn es zunächst einmal vielleicht überflüssig erscheint oder du dich in der Vergangenheit ohne Erfolg damit auseinandergesetzt hast. So schwierig ist eigentlich es nicht 🙂
Tabstopps in Word richtig verwenden: Erklärung
Wenn du diesen Erklärungen folgst, werden Tabstopps in Word in Zukunft kein Problem mehr für dich sein. Mache dir die Arbeit, dich damit zu befassen, sie sind nämlich äußerst nützlich – ein gut formatiertes Dokument kommt nicht ohne sie aus.
Aber man muss ein paar Dinge wissen, damit sie funktionieren. So ist zum Beispiel die Reihenfolge, in der man vorgeht, sehr wichtig. In diesem Beitrag findest du eine verständliche Erklärung, wie man solche Tabs in Word Dokumenten setzen, verschieben und entfernen kann.
Sehr, sehr oft sehe ich in meinen Schulungen große Verzweiflung in den Gesichtern der Schulungsteilnehmer, wenn ich das Wort „Tabstopps“ nur ausspreche. Viele verdrehen auch genervt die Augen, als wäre das ein Tools, das sowieso nicht richtig funktioniert. Ja, diese kleinen Biester führen oft zu ungewollten Effekten, wenn sie falsch verwendet werden. Oder das Ergebnis ist nicht so, wie man es sich vorgestellt hat. Das liegt aber in fast allen Fällen an der falschen Verwendung. Oder eigentlich muss ich es so ausdrücken: Es liegt an der falschen Handhabung. Wenn man die Arbeitsschritte in der falschen Reihenfolge ausführt, funktionieren die Tabulatoren nicht so, wie gewünscht.
Außerdem muss man verstehen, welche Aktionen was für Auswirkungen haben. Wenn man einen Tabulatorstopp anlegt, ist dieser zunächst nur für diese Zeile aktiv. Das wissen viele nicht. Ist der Text bereits geschrieben, wird der Tab nicht automatisch für alle anderen Zeilen übernommen. Und dann wundert und ärgert man sich: Ich habe den doch gerade angelegt, wo ist er denn nun?? => In einer anderen Zeile, nicht dort, wo du gerade schaust. Lies weiter, wenn du dazu mehr erfahren möchtest.
Als erstes jedoch musst du verstehen, wofür man sie verwendet.
Wozu verwendet man Tabstopps in Word Dokumenten?
Mit Tabstopps kannst du in Word Dokumenten Text und Zahlen besonders gut ausrichten. Ich verwende sie oft anstelle von Tabellen – um Daten ordentlich untereinander anzuordnen.
Hier ein kleines Beispiel:
Ich sehe leider immer wieder, dass für so eine Auflistung Leerzeichen verwendet werden. Das wird allerdings nie richtig schön, da Buchstaben unterschiedlich breit sind und die einzelnen Spalten daher nie exakt untereinander stehen. Besser ist es, in so einem Fall in Word Tabulatoren zu verwenden.
Du kannst sie ganz nach deinen Bedürfnissen anlegen oder einfach die Standardeinstellungen in Word nutzen. Mit der Tabulatortaste bewegst du dich von einem Stopp zum nächsten und kannst so deine Daten exakt untereinander anordnen. Das sieht sauber aus und ist eigentlich recht einfach – wenn man weiß, wie man es machen muss.
Sehen wir uns nun an, was für Arten es gibt.
Tabstopp-Arten in Word
Es gibt verschiedene Arten von Tabstopps in Word:
Links: Ordnet den Text ganz normal von links nach rechts an. Der Text an dieser Stelle beginnt also an diesem Tabulator und wird nach rechts weitergeschrieben.
Rechts: Ordnet den Text von rechts nach links an. Der Tabulator ist also die rechte Grenze des Textes an dieser Stelle.
Zentriert: Richtet den Text am Tabulator zentriert aus.
Dezimal: Zentriert die Zahlen am Komma.
Hier ein paar Beispiele, wie sich diese verschiedenen Arten auf deinen Text bzw. deine Zahlen auswirken. Die Linien sind nur eine Hilfe für dich, damit du besser siehst, wonach der Text ausgerichtet wird:
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Mögliche Positionen der Tabstopps
Es gibt in Word Standardtabstopps, die bereits in jedem Standarddokument festgelegt sind. Diese befinden sich alle 1,25 cm in deinem Dokument – so lange du keine eigenen definierst. Du kommst mit der Tabulator-Taste von einem Tabulator zum nächsten. Die Tabulator-Taste befindet sich über der Feststelltaste auf deiner Tastatur oben links.
Du kannst aber wie gesagt auch eigene Positionen festlegen. Hier beginnt dann meistens auch die Verzweiflung – wenn man sie nicht richtig anlegt, funktionieren sie nicht so wie gewünscht.
Und so geht’s richtig:
Eigene Word Tabstopps setzen
Um eigene Tabstopps in Word zu setzen, gehst du zunächst mit dem Cursor an die Stelle, an der der erste Tabstopp sein soll.
Wichtig:
Der Tabulator gilt grundsätzlich nur für die Zeile, in der du dich gerade befindest, und für alle folgenden Zeilen! Außerdem werden sie nur dann für den folgenden Text übernommen, wenn du deinen Text noch nicht geschrieben hast.
Das heißt: Lege sie entweder fest, bevor du deinen Text schreibst – oder markiere den gesamten Bereich, für den sie gelten sollen, bevor du deine Tabstopps festlegst.
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Mehr InformationenMachen wir ein Beispiel:
Stelle dir vor, du erstellst eine Vorlage für einen Geschäftsbrief. In der Fußzeile sollen die Bankverbindung, die Kontaktdaten und die Öffnungszeiten stehen.
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Damit alle Daten schön untereinander stehen, möchtest du eigene Tabstopps in deinem Dokument setzen. Öffne also die Fußzeile und lege dann eigene, manuelle Tabulatoren fest:
Klicke in der Registerkarte „Start“ im Bereich „Absatz“ auf den kleinen Pfeil.
Klicke unten links auf „Tabstopps“:
Gib die gewünschte Position an (in cm), wähle die Ausrichtung (links, rechts, zentriert…) und gegebenenfalls Füllzeichen, das können zum Beispiel Punkte oder Striche sein:
Falls hier bereits Daten stehen, die du nicht verwenden möchtest, dann klicke den entsprechenden Tabulator an, den du entfernen möchtest und klicke dann auf „Löschen“.
Klicke auf „Festlegen“, wenn du alle gewünschten Tabstopps definiert hast. Du kannst auch mehrere gleichzeitig festlegen. Klicke anschließend auf OK.
Fange am besten erst jetzt an, deinen Text einzugeben. Bewege dich von einem Tab zum nächsten mit der Tabulator-Taste. Wenn du an einer Stelle keinen Text eingeben möchtest, gehe einfach mit der Tabulator-Taste weiter zum nächsten Tab.
Diese Tabulator-Taste ist diese hier:
Du findest sie oben links auf deiner Tastatur.
Tipp für einfacheres Setzen von Tabstopps
Du kannst Tabstopps in Dokumenten auch über das Lineal eingeben, wenn es nicht ganz so genau geht:
Klicke links oben so lange auf das Tabstopp-Symbol, bis der richtige Typ angezeigt wird (links, rechts, zentriert…). Klicke dann im Lineal an die Stelle, an der du den Tabulator setzen möchtest.
Zum Entfernen kannst du das Symbol einfach mit gedrückter Maustaste nehmen und ins Dokument ziehen.
Verschieben der Tabstopps in Word
Wenn du einen Tabstopp verschieben möchtest, kannst du das auch mit der Maus machen: Nimm das entsprechende Zeichen oben im Lineal mit gedrückter linker Maustaste und verschiebe das Symbol entsprechend.
Wenn du eigene Positionen definiert hast – also nicht die Standardeinstellungen verwendest – kannst du auch in das Fenster gehen, in dem wir die Tabstopps definiert haben (Registerkarte Start, Pfeil neben „Absatz“, Tabstopps). Klicke den an, dessen Position du ändern möchtest, und lösche ihn. Lege dann einen neuen an mit der richtigen Position.
Was mache ich, wenn ich den Text bereits geschrieben habe?
Wenn dein Text bereits geschrieben ist und du im Nachhinein Tabstopps setzen möchtest, musst du deinen Text zunächst markieren. Du kannst auch nur einen Absatz markieren, wenn nur dieser Teil deines Textes angepasst werden soll.
Wenn du mit dem Cursor einfach nur irgendwo in Dokument stehst und dann einen Tabstopp anlegst oder verschiebst, wird diese Änderung nur für die Zeile übernommen, in der dein Cursor steht!
Wenn dein Text schon geschrieben ist, musst du also zuerst markieren – und danach die Tabulatoren setzen bzw. ändern.
Ich sehe keine Marken oder Formatierungszeichen?
Wenn du in deinem Dokument keine Marken siehst – das heißt du siehst keine Pfeile zwischen den Tabs und keine Absatzmarken – dann musst du die Formatierungszeichen einblenden. Gehe dazu in die Registerkarte Start und klicke auf dieses Symbol:
Das ist wichtig, damit du sehen kannst, wo die Tabs sind, wie in unserem Beispiel von weiter oben:
Die kleinen schwarzen Pfeile sind die Zwischenräume zwischen den Tabstopps. Diese dienen nur zu deiner Orientierung, sie werden nicht gedruckt.
Ich möchte Füllzeichen zwischen den Tabstopps anzeigen oder ändern, wie mache ich das?
Wenn du Füllzeichen anzeigen lassen oder vorhandene Füllzeichen ändern möchtest (zum Beispiel Striche statt Punkten), gehst du so vor: Gehe in die Registerkarte Start, klicke auf den Pfeil neben „Absatz“, klicke unten links auf „Tabstopps…“.
Dann öffnet sich dieses Fenster:
Klicke bei „Füllzeichen“ die an, die du haben möchtest. Wenn du „ohne“ anklickst, werden keine Füllzeichen angelegt. Du kannst aber auch Punkte oder Striche wählen.
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Fazit
In einem gut formatierten Word Dokument ist es unerlässlich, Tabstopps an geeigneten Stellen zu setzen. Wenn Daten exakt angeordnet werden sollen, ist es am einfachsten, Tabulatoren zu verwenden. Da Buchstaben unterschiedlich breit sind, führt das Verwenden von Leerzeichen immer zu unschönen Ergebnissen und ist daher eine schlechte Lösung. Tabulatoren beheben dieses Problem. Sowohl Text als auch Zahlen und Sonderzeichen können so links, rechts, zentriert oder am Dezimalzeichen ausgerichtet werden.
Für einfache Dokumente können die Standardtabulatoren verwendet werden, die alle 1,25 cm festgelegt sind. Wer flexibler sein möchte, kann an bestimmten Positionen eigene Tabstopps setzen.
Auch die Füllzeichen können angepasst, ein- oder ausgeblendet werden, ganz nach den eigenen Wünschen.
Am einfachsten ist es, wenn du alle Tabstopps festlegst, bevor du den entsprechenden Text schreibst, denn nur so werden sie automatisch für alle folgenden Zeilen übernommen. Hast du deinen Text bereits geschrieben, musst du den gesamten Bereich, für den die Tabstopps gelten sollen, zuerst markieren, bevor du sie definierst.
Das Gleiche gilt für das Verschieben: Wenn du einen Tab verschiebst, verschiebst du grundsätzlich nur den für die Zeile, in der dein Cursor sich gerade befindet. Soll der Tab für mehrere Zeilen verschoben werden, musst du als erstes alle diese Zeilen markieren – und erst dann den Tab verschieben.
Ich hoffe, ich konnte mit diesen Erklärungen Licht ins Dunkel bringen. Ich möchte dich ermutigen, dich in naher Zukunft eingehender mit den Tabs auseinanderzusetzen. Sie sind nicht so unberechenbar, wie es vielen Menschen erscheint, aber wenn man sie einmal verstanden hat, sind sie unglaublich nützlich. Ich finde sie viel hilfreicher – und schöner – als zum Beispiel Word Tabellen, die eigentlich immer irgendwie zu Problemen führen, aber von vielen Menschen trotzdem gern verwendet werden (wahrscheinlich aus Mangel an Alternativen?).
