In diesem Beitrag zeige ich dir ein paar geniale Tipps und Tricks, mit denen du Powerpoint besser und effizienter nutzen kannst. Im Folgenden findest du unter anderem Tipps und Tricks, wie du die Farben der Präsentation einfach anpassen kannst, zum Beispiel an ein Logo oder an die Farben deiner Firma, eigene Formen erstellen und vieles mehr.
Geniale Tipps und Tricks für Powerpoint
Es ist wichtig, dass man in der Lage ist, eine überzeugende und hochwertige Präsentation zu erstellen, die alle notwendigen Informationen enthält, um seine Zuhörer zu überzeugen, und andere zu beeindrucken. Mit ein paar einfachen Tipps und Tricks kannst du Powerpoint besser für deine Zwecke nutzen und mit minimalem Aufwand schneller Präsentationen erstellen.
Hast du dich schon einmal gewundert, warum andere Personen bessere Präsentationen erstellen? Hast du dich gefragt, wie viel Zeit sie wohl dafür aufgewendet haben? Wie viel Perfektionismus da vermutlich dahintersteckt? Wahrscheinlich nicht so viel, wie du jetzt denkst. Wer mehr über die Funktionsweise von Powerpoint weiß, dann die Software besser für sich nutzen und auf diese Art schneller Präsentationen erstellen. Das ist meistens der einzige Grund, warum die einen Präsentationen (technisch) besser und beeindruckender sind als die anderen.
Eigentlich gilt das für jegliche Software: Je besser man sich damit auskennt, desto besser kann man sie für sich nutzen. Oft wurden einem wichtige Tricks aber nicht gezeigt, jedenfalls ging mir das so. Ich habe erst mit der Zeit – meistens durch das Beobachten von Kollegen -, wichtige Tricks gelernt. Diese Art zu lernen, sollte man nicht unterschätzen. Allerdings ist dafür selten Zeit. Wer kann es sich schon leisten, ein paar Stunden nicht zu arbeiten und stattdessen anderen bei der Arbeit zuzusehen. Tatsächlich ist das schon möglich, da man durch das Gelernte in Zukunft viel Zeit einsparen wird. Aber im Moment fühlt sich das natürlich nicht so an, da der positive Effekt ja erst später entsteht.
Ich gebe dir nun zunächst ein paar allgemeine Tipps, wie jeder Powerpoint effizienter nutzen kann. Denn schon die ersten Schritte entscheiden darüber, wie effizient ich die Software tatsächlich für mich nutzen kann. Weiter unten folgen dann konkrete Tipps zur Bedienung von Powerpoint, die dir bei der Verwendung der Software ungemein helfen werden.
* Ein guter Plan ist dabei die halbe Miete. Lege fest, was du in deiner Präsentation behandeln möchtest, welches Ziel du verfolgst und wie du deine Zuhörer überzeugen willst. Das wird dir helfen, Zeit und Mühe bei der Erstellung zu sparen. Es ist einfach extrem zeitraubend, wenn man auf halber Strecke sein Konzept ändert und dann auch die Präsentation entsprechend ändern muss.
* Wähle ein professionelles Design. Vermeide einfache Standardvorlagen und verwende professionelle Designs, um deine Präsentation wirkungsvoll zu gestalten. Wähle ein Design, das zu deinem Thema passt und sich an dein Zielpublikum richtet.
* Verwende Bilder und Diagramme. Das ist eine effektive Möglichkeit, Informationen schneller und besser zu vermitteln. Diese können den Informationsgehalt der Präsentation erhöhen und die Aufmerksamkeit steigern.
Kommen wir nun zu den konkreten Tipps und Tricks zur Handhabung von Powerpoint.
Ganz einfach Formen kopieren
Wenn du eine Powerpoint Präsentation erstellen möchtest, brauchst du manchmal ein bestimmtes Objekt mehrfach. Anstatt das gleiche Objekt mühsam nocheinmal zu erstellen, kannst du es auch kopieren.
Hier eine besonders einfache Variante:
So kannst du ganz einfach bereits eingefügte Objekte kopieren: Wenn du ein Objekt, also zum Beispiel eine Form (ein Rechteck oder einen Kreis) kopieren möchtest, musst du zuerst das entsprechende Objekt markieren (= einmal anklicken).
Halte dann die STRG-Taste gedrückt und ziehe mit gedrückter linker Maustaste am markierten Objekt. Es wird automatisch eine Kopie des ursprünglichen Objekts erstellt.
Trick: Farben der Powerpoint Präsentation anpassen
Mit der Pipette kannst du jedes beliebige Element (also Text, Formen oder auch den Hintergrund) in deiner Präsentation in eine völlig beliebige Farbe ändern, ohne dass du den Farbcode kennen musst. Praktisch, oder?
Ein Beispiel:
Du hast auf einer Folie ein Bild eingefügt und möchtest nun, dass eine bestimmte Farbe aus dem Bild auf eine Form oder den Text deiner Präsentation angewendet wird.
Das geht mit der Pipette. So gehst du vor:
- Markiere das Element, dessen Farbe geändert werden soll (zum Beispiel den Text auf der Folie).
- Gehe in die Registerkarte Zeichentools – Format:
- Klicke auf Textfüllung bzw. Fülleffekt, je nachdem, ob du die Textfarbe oder die Füllfarbe ändern möchtest.
- Klicke auf „Pipette“:
- Klicke auf die Farbe im Bild, die auf deinen Text angewendet werden soll.
Im folgenden Screenshot siehst du ein Beispiel. Ich habe das Blau aus dem Bild auf die Textfarbe angewendet:
Es kommt sogar noch besser:
Du bist dabei nicht auf Elemente in deiner Präsentation beschränkt. Du kannst auch die Farbe von Bildern außerhalb deiner Präsentation kopieren. Wenn du also zwar eine Farbe aus dem Firmenlogo verwenden möchtest, das Logo selbst aber nicht in deine Präsentation eingefügt werden soll, dann geht auch das.
So gehst du vor:
- Öffne das Bild, in unserem Fall also das Logo.
- Gehe in deine Präsentation und markiere den Text, den du einfärben möchtest (oder irgendein anderes Objekt).
- Aktiviere wie vorher die Pipette.
- Halte nun die linke Maustaste gedrückt und wechsele zur geöffneten Bilddatei.
- Fahre mit der Maus bei gedrückter Maustaste über das Bild, bis du die Farbe gefunden hast, die du auswählen möchtest. Lass nun die Maustaste los. Wahrscheinlich musst du die Farbwahl noch mit OK bestätigen.
Wenn du einen Vortrag für deine Firma halten sollst, könntest du also zum Beispiel die Firmenfarbe aus dem Logo in deiner Präsentation verwenden und damit eingefügte Elemente einfärben oder als Text- oder Hintergrundfarbe verwenden (Stichwort Corporate Identity).
Meine Empfehlung für dich für bessere Präsentationen: Schau dir diese Präsentationstipps an: Kreativ Präsentieren – wirkungsvolle Präsentationsformen*
Tipps – Eigene Formen erstellen: Vereinigen, kombinieren, Schnittmenge bilden
Erstelle mit Powerpoint eine Präsentation mit eigenen Formen: Du kannst eigene Formen erstellen, indem du mehrere Formen miteinander vereinigst, kombinierst, subtrahierst oder eine Schnittmenge bildest.
Das könnte zum Beispiel so aussehen:
Ok, das ist weder schön noch besonders kreativ, aber ich stelle ja auch nur die Möglichkeit vor 😉
So gehst du vor, um eine eigene Form zu erstellen:
- Füge zwei oder mehr Formen in eine Folie ein, aus denen du im Folgenden eine Form machen möchtest.
- Markiere alle Formen, die zusammengefügt werden sollen (mit gedrückter STRG-Taste kannst du mehrere Formen markieren, ohne die Markierung der vorherigen Form zu verlieren).
- Gehe in die Registerkarte Zeichentools – Format und klicke auf den Befehl „Formen zusammenführen“:
- Suche die Option aus, die durchgeführt werden soll, also entweder Vereinigung, Kombinieren, in Einzelmengen zerlegen, Schnittmenge bilden oder Subtrahieren. Wenn du mit der Maus über eine Option fährst, ohne zu klicken, bekommst du eine Vorschau, was passiert, wenn du diese Option wählst.
Die automatische Schriftverkleinerung deaktivieren
Hast du dich schon einmal gewundert, warum die Schriftgröße auf einer Folie nicht der Größe entspricht, die du festgelegt hast? Das liegt an der automatischen Schriftverkleinerung. Eigentlich soll uns das wahrscheinlich helfen, aber manchmal ist es nervig.
Die automatische Schriftverkleinerung wird aktiv, wenn man in einem Textfeld mehr Text eingibt, als eigentlich in dieses Feld passt. Damit der Inhalt trotzdem in den Platzhalter passt, verkleinert Powerpoint automatisch die Schriftgröße.
Das kann störend sein, weil die Schriftgröße dann unter Umständen von Folie zu Folie variiert. Wenn es ganz blöd läuft, führt das sogar dazu, dass die Schrift aus größerer Entfernung nicht mehr lesbar ist.
Dieser Automatismus kann aber zum Glück deaktiviert werden, und zwar so:
- Gehe in die Registerkarte Datei, klicke auf Optionen und dann auf Dokumentprüfung.
- Gehe in die AutoKorrektur-Optionen.
- Gehe in den Reiter „AutoFormat während der Eingabe“. Deaktiviere „Titeltext an Platzhalter automatisch anpassen“ und „Untertiteltext an Platzhalter automatisch anpassen“:
Effizienter arbeiten mit Tastenkombinationen
Tastenkombinationen, auch Shortcuts genannt, sind sehr hilfreich, um effizienter und schneller mit Powerpoint zu arbeiten. Mit Hilfe der Tastenkombinationen musst du nicht umständlich über die Maus und das Menüband Befehle ausführen, sondern kannst diese direkt über die Tastatur eingeben.
Hierzu habe ich einen separaten Artikel geschrieben: Nützliche Powerpoint Tastenkombinationen. Es gibt diese Tastenkombinationen wie in den anderen Programmen auch für allgemeine Befehle wie neues Dokument öffnen, kopieren, ausschneiden, einfügen, das Markieren und das Formatieren von Text und so weiter. Aber: Es gibt auch Befehle zum Ausführen der Bildschirmpräsentation.
Einfacher eine Präsentation erstellen mit dem Folienmaster
Deutlich einfacher eine Powerpoint Präsentation erstellen: Im Folienmaster kannst du grundsätzliche Einstellungen für deine Präsentation vornehmen, also zum Beispiel die Schriftgröße, Listensymbole oder Farben definieren.
Diese Einstellungen gelten dann für die gesamte PowerPoint Präsentation, das heißt du musst die Einstellungen nicht auf jeder Folie einzeln anpassen. Auch hierzu gibt es einen eigenen separaten, ausführlichen Blogartikel: Der Folienmaster in PowerPoint.
Noch mehr PowerPoint Tipps und Tricks findest du hier: Kategorie Powerpoint.
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Das solltest du wissen: Powerpoint: Video einfügen.
Reihenfolge festlegen und Animationen erstellen: Powerpoint Animationen und Übergänge.
So kannst du viel Zeit sparen: Powerpoint Vorlagen erstellen.
Mit diesen Powerpoint Tipps kannst du dir viel Zeit sparen, besser Arbeiten und professionellere Präsentationen erstellen.
Wenn man Dinge schneller und effizienter erledigt, bedeutet das, dass man mehr Zeit für andere wichtige Dinge hat. Man kann sich auf andere Aufgaben konzentrieren, anstatt sich auf eine bestimmte Aufgabe zu konzentrieren. Dadurch kann man mehr Aufgaben in kürzerer Zeit erledigen, was bessere Ergebnisse liefert.
Außerdem bedeutet es auch, dass man mehr Freizeit und mehr Energie hat. Man kann mehr erreichen und mehr erledigen, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass man alles nicht rechtzeitig schafft.
Wenn man effizienter arbeitet, ist man auch produktiver. Man kann schneller zu den gewünschten Ergebnissen kommen, da man mehr Aufgaben in kürzerer Zeit erledigen kann. Man kann auch problematische Aufgaben leichter lösen, da man mehr Zeit hat, sich Gedanken über eine Lösung zu machen.
Kurz gesagt, es ist besser, Dinge schneller und effizienter zu erledigen, da man mehr Zeit für andere Dinge hat, produktiver arbeitet, mehr Dinge erledigt und problematischere Aufgaben leichter lösen kann.
