Das Erstellen eines professionellen und gut strukturierten Dokuments erfordert nicht nur sorgfältig formulierte Inhalte, sondern auch eine übersichtliche Gliederung. Ein wesentliches Instrument zur Verbesserung der Leserfreundlichkeit und zur effizienten Navigation durch umfangreiche Texte ist das automatische Inhaltsverzeichnis in Word.
In diesem Beitrag lernst du, wie du schnell und einfach ein automatisches Word Inhaltsverzeichnis erstellen kannst. Dabei erstellt sich das Verzeichnis praktisch selbst und kann darüber hinaus ganz einfach aktualisiert werden.
Automatisches Inhaltsverzeichnis erstellen in Word
Lerne, wie man in Word ein automatisches Inhaltsverzeichnis erstellen kann: Ich zeige dir Schritt für Schritt, was du machen musst – einfach erklärt.
Warum überhaupt ein Inhaltsverzeichnis erstellen? Insbesondere große Dokumente sollten auf jeden Fall ein Inhaltsverzeichnis enthalten, damit man nicht durch das gesamte Dokument blättern muss, falls man nur einen bestimmten Teil davon lesen möchte. Aber auch für kleinere, mehrseitige Dokumente ist es hilfreich, ein Inhaltsverzeichnis einzufügen, allein schon der besseren Übersicht wegen.
Du lernst in diesem Beitrag, wie du in einfachen Schritten ein automatisches Word Inhaltsverzeichnis erstellen, aktualisieren und das Aussehen ändern kannst. Bevor ich dir aber zeigen kann, wie du ein Inhaltsverzeichnis erstellst, müssen wir uns zunächst die Formatvorlagen ansehen.
Automatisches Inhaltsverzeichnis in Word: Schritt 1 – Formatvorlagen
Damit du ein automatisches Word Inhaltsverzeichnis erstellen kannst, musst du zunächst festlegen, welcher Text in deinem Dokument eine Überschrift ist. Denn diese sollen schließlich in deinem Inhaltsverzeichnis enthalten sein. Dafür brauchst du die Formatvorlagen: Ohne die weiß die Word sonst nicht, welche Bereiche ins Inhaltsverzeichnis übernommen werden sollen, und welche nicht. Es geht also hauptsächlich um die Unterscheidung zwischen Text und Überschrift.
So geht’s:
In der Registerkarte „Start“ ganz rechts findest du verschiedene Formatvorlagen. Üblicherweise gibt es eine Vorlage für „Standard“, mehrere für Überschriften und ein paar weitere, wie zum Beispiel „Hervorhebung“ oder „Zitat“.
Wozu sind diese Vorlagen gut?
Formatvorlagen nimmt man eigentlich, um Dokumente einheitlich zu gestalten. Denn wenn du zum Beispiel für Hauptüberschriften immer die Formatvorlage „Überschrift 1“ verwendest, sehen alle deine Hauptüberschriften gleich aus.
Dadurch wird es zum Beispiel auch leichter, die Formatierung für deine Überschriften zu ändern: Du änderst einfach die Formatvorlage, dann werden deine Überschriften automatisch angepasst (jedenfalls meistens 🙂 ).
Und auch für Inhaltsverzeichnisse sind diese Formatvorlagen wichtig, damit überhaupt zwischen Überschriften und anderem Text unterschieden werden kann. Denn schließlich möchtest du im Word Inhaltsverzeichnis nur die Überschriften und keinen Text.
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Zuweisen und Ändern von Formatvorlagen
Die wichtigsten Formatvorlagen werden dir standardmäßig in der Registerkarte „Start“ angezeigt. Mit Klick auf den Pfeil rechts unten kannst du noch mehr Vorlagen einblenden. Aber nicht immer passt das Aussehen der Vorlage zu deinem Dokument, daher kann man sie individuell anpassen.
Um eine Formatvorlage zu ändern, machst du einen Rechtsklick auf die Vorlage, die du ändern möchtest und klickst dann auf „Ändern“. Es öffnet sich nun dieses Fenster:
Klicke dann unten links auf „Format“ und anschließend auf den Teil, den du ändern möchtest, also zum Beispiel auf Schriftart, um die Schriftart, Schriftgröße oder die Schriftfarbe zu ändern. Bestätige mit ok.
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Um deinem Text eine bestimmte Vorlage zuzuweisen, klickst du einfach auf die jeweilige Vorlage und schreibst dann deinen Text. Wenn du den Text schon geschrieben hast und hinterher eine Formatvorlage zuweisen möchtest, musst du zuerst den entsprechenden Text markieren.
Einen ausführlichen Beitrag zum Thema Formatvorlagen findest du hier.
Automatisches Inhaltsverzeichnis erstellen | Word: Schritt 2
Da nun klar ist, was in deinem Dokument Überschriften sind und was „normaler“ Text, kannst du nun das eigentliche automatische Word Inhaltsverzeichnis erstellen.
So gehst du vor:
Gehe zunächst an die Stelle in deinem Dokument, an der die Seitenübersicht einfügen soll.
Klicke dann auf die Registerkarte „Referenzen“ (eventuell heißt die Registerkarte auch „Verweise“, je nach Wordversion).
Ganz links findest du den Befehl „Inhaltsverzeichnis“. Klicke diesen Befehl an und suche dir eines aus, das dir gefällt. Klicke dieses an.
Tada, nun hast du ein automatisches Inhaltsverzeichnis in Word erstellt. Eigentlich ziemlich einfach, oder?
Aktualisieren des Inhaltsverzeichnisses
Wenn du etwas in deinem Dokument änderst, musst du das erstellte Inhaltsverzeichnis in Word aktualisieren, sonst werden die Änderungen nicht übernommen. Und das machst du so:
Klicke wieder in die Registerkarte „Verweise“ (oder „Referenzen“) und klicke auf den Befehl „Inhaltsverzeichnis aktualisieren“ (in der Mac Version heißt der Befehl „Tabelle aktualisieren“). Die Daten werden neu gezogen und die Seitenzahlen aktualisiert. Das ist wichtig, denn sonst stimmen die Angaben nicht mit den tatsächlichen Seiten überein.
Alternativ kannst du mit deiner Maus einen Rechtsklick auf das Inhaltsverzeichnis machen und dann den entsprechenden Befehl auswählen.
Ändern der Formatierung eines Inhaltsverzeichnisses
Wenn du das Aussehen deines Word Inhaltsverzeichnisses ändern möchtest, klicke in der Registerkarte „Verweise“ bzw. „Referenzen“ auf „Inhaltsverzeichnis“ und dann auf „Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis“. Hier gibt es eine ausführliche Anleitung dafür: Word Inhaltsverzeichnis formatieren
Schau dir auch mein Video an, in dem ich dir vorführe, wie du das Aussehen ändern kannst:
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Weitere Tipps für Inhaltsverzeichnisse
Wie erstellt man ein Inhaltsverzeichnis in Word?
Um ein Inhaltsverzeichnis in Word erstellen zu können, musst du zunächst die Überschriften richtig formatieren. Dazu verwendet man die Formatvorlagen (Überschrift 1, Überschrift 2 …). Wenn du das erledigt hast, setze dann den Cursor an die Stelle im Dokument, an der du das Inhaltsverzeichnis einfügen möchtest. Gehe zur Registerkarte „Verweise“ bzw. „Referenzen“ im Menüband. Klicke auf „Inhaltsverzeichnis“ und wähle ein vordefiniertes Format aus oder klicke auf „Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis“ für weitere Optionen.
Wie formatiere ich ein automatisches Inhaltsverzeichnis?
Um ein automatisches Word Inhaltsverzeichnis zu formatieren, ist es am einfachsten, eine andere Inhaltsverzeichnisvorlage auszuwählen. Wenn du keine passende findest, kannst du das Layout auch manuell anpassen: Eine ausführliche Anleitung dazu findest du hier: Automatisches Inhaltsverzeichnis formatieren.
Wie bekommt man die Punkte oder andere Füllzeichen ins Inhaltsverzeichnis?
Wenn du Punkte oder andere Füllzeichen im Word Inhaltsverzeichnis zwischen Text und Seitenzahl angezeigt haben möchtest, gehst du so vor: Gehe in der Registerkarte „Verweise“ bzw. „Referenzen“ auf „Inhaltsverzeichnis“ und klicke dann auf „Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis…“. Gehe in den Reiter „Inhaltsverzeichnis“. Wähle bei Seitenansicht / Füllzeichen das gewünschte Füllzeichen aus (Punkte, Striche oder auch keine).
Was gehört nicht in ein Inhaltsverzeichnis?
In ein Inhaltsverzeichnis gehören in der Regel nur strukturelle Elemente und Überschriften, die das Dokument oder den Text gliedern. Elemente, die normalerweise nicht im Inhaltsverzeichnis erscheinen sollten, sind:
- Persönliche Anmerkungen oder Danksagungen, die am Anfang des Dokuments stehen, gehören normalerweise nicht ins Inhaltsverzeichnis.
- Das Titelblatt oder Deckblatt deines Dokuments gehört nicht zum eigentlichen Inhalt und wird daher üblicherweise nicht im Inhaltsverzeichnis aufgeführt.
- Einzelne Fußnoten oder Endnoten werden ebenfalls nicht im Inhaltsverzeichnis aufgeführt.
Grundsätzlich sollte das Inhaltsverzeichnis dazu dienen, den Leser durch die Struktur des Hauptinhalts zu führen. Es enthält normalerweise die numerische Reihenfolge der Abschnitte, Kapitel und Unterkapitel sowie deren Seitenzahlen. Alles, was nicht direkt zum strukturellen Inhalt gehört, wird üblicherweise ausgelassen.
Wie viele Ebenen sollten in einem Inhaltsverzeichnis enthalten sein?
Wenn du ein automatisches Inhaltsverzeichnis in Word erstellen möchtest, musst du angeben, wie viele Ebenen (also Überschrift 1, Überschrift 2, Überschrift 3) ins Verzeichnis aufgenommen werden sollen. Für die meisten Dokumente reichen normalerweise zwei bis drei Ebenen aus.
Bei umfangreicheren Arbeiten, wie wissenschaftlichen Arbeiten oder Büchern, können mehr Ebenen sinnvoll sein. Mehr als vier Ebenen werden aber meistens unübersichtlich, es gilt also, einen guten Kompromiss zu finden: Die wichtigsten Themen und Unterpunkte sollten enthalten sein, damit sich der Leser gut zurechtfinden kann, dabei sollte aber die Übersichtlichkeit des Inhaltsverzeichnisses nicht leiden.
Der Schlüssel ist also Klarheit, Struktur und Lesbarkeit. Ein gut gestaltetes Inhaltsverzeichnis sollte dem Leser ermöglichen, die Struktur des Dokuments leicht zu verstehen und sich effizient durch das Dokument zu bewegen.
Fazit
Das Erstellen eines automatischen Inhaltsverzeichnisses in Word bietet mehrere Vorteile: Ein Inhaltsverzeichnis dient als Navigationshilfe für den Leser. Es ermöglicht ihm, schnell zu den gewünschten Abschnitten, Kapiteln oder Unterkapiteln im Dokument zu springen, ohne manuell durch die Seiten scrollen zu müssen.
Außerdem führt ein Word Inhaltsverzeichnis zu einer besseren Übersicht über die Struktur und Organisation des Dokuments. Der Leser kann auf einen Blick sehen, wie der Text gegliedert ist und welche Themen behandelt werden.
Leser können gezielt nach bestimmten Informationen suchen, indem sie das Inhaltsverzeichnis verwenden. Dies ist besonders nützlich in umfangreichen Dokumenten, wie wissenschaftlichen Arbeiten oder Berichten.
Aber nicht nur für andere, sondern auch für dich selbst bietet ein automatisches Inhaltsverzeichnis in Word Vorteile: Korrekt in Word erstellte Inhaltsverzeichnisse sind automatisch aktualisierbar. Wenn sich die Struktur des Dokuments ändert (zum Beispiel wenn Abschnitte hinzugefügt oder gelöscht werden), kann das Inhaltsverzeichnis mit wenigen Klicks aktualisiert werden. Neue Abschnitte oder geänderte Überschriften müssen im Inhaltsverzeichnis also nicht manuell ergänzt oder angepasst werden.
Zusammengefasst verbessert das Erstellen eines automatischen Inhaltsverzeichnisses in Word also die Leserfreundlichkeit, die Struktur und das professionelle Erscheinungsbild eines Dokuments. Es ist besonders wichtig in umfangreichen Arbeiten, wie wissenschaftlichen Abhandlungen, Berichten oder Büchern.
