Excel Dropdown Listen sind sehr nützlich: Man kann sie zum Beispiel für Anmeldeformulare verwenden, um die möglichen Antworten einzuschränken. Im Folgenden zeige ich euch, wie ihr in wenigen einfachen Schritten eine solche Excel Dropdown Liste erstellen könnt.
Excel Dropdown Liste erstellen
Im Folgenden eine komplette Anleitung, wie du eine eigene Dropdown Liste in Excel erstellen kannst.
Bestimmt hast du solche Listen selbst schon oft benutzt, sie kommen in Dokumenten recht häufig vor. Und das hat natürlich einen Grund: Sie sind total praktisch. Du lernst in diesem Beitrag anschaulich und Schritt für Schritt, wie man sie erstellt.
Update: Ich habe jetzt auch einen YouTube-Kanal. Schau dir den Beitrag als Video an, wenn du nicht so viel lesen möchtest (zusätzlich erkläre ich im Video, wie man dynamische Unterlisten anlegt). Den Link zum Video findest du unten.
Aber zunächst eine kleine Einführung, falls du dir nicht sicher bist, worum es gerade geht.
Excel Dropdown erstellen: Worum geht es?
Falls du nicht genau weißt, wovon ich spreche – es geht um so etwas:
Wenn man auf den Pfeil klickt, öffnet sich eine Auswahl, aus der man sich eine Option aussuchen kann. Man nennt so etwas auch Auswahlliste. Das ist praktisch, wenn man die Antwortmöglichkeiten einschränken oder auch die Tipparbeit reduzieren möchte.
So gehst du vor, um eine Dropdown Liste zu erstellen
So gehst du vor, wenn du in Excel eine Dropdown Liste erstellen möchtest:
Als erstes schreibst du die Auswahlmöglichkeiten, die später die Auswahlliste darstellen, untereinander. Wo du diese Aufstellung erstellst, ist eigentlich egal. Suche dir eine Stelle in deiner Arbeitsmappe, wo dich die Daten nicht stören. Zum Beispiel so:
Du kannst sie aber auch in ein separates Arbeitsblatt schreiben, das ist eigentlich egal.
Schreibe nun deinen Text bzw. entwerfe dein eigentliches Formular. Wenn es sich um ein Anmeldeformular für eine Schulung handelt, könnte es in etwa so aussehen:
An der Stelle, an der die Auswahlliste eingefügt werden soll, lässt du eine Lücke. In unserem Beispiel ist das die Zelle A4.
Chaos auf deinem Schreibtisch? Überall Zettel, die Büroklammern fliegen durch die Schublade, wohin mit dem Kleinkram? Schau dir diese praktischen Tipps an: Schreibtisch- und Büroorganisation
Schritt-für-Schritt Anleitung für Dropdown Listen in Excel:
Nun erstellen wir den eigentlichen Dropdown: Gehe mit dem Cursor als erstes zu der Zelle, in der du die Dropdown Liste einfügen möchtest (nur einmal anklicken).
Gehe dann in die Registerkarte „Daten“ und klicke auf das Symbol für „Datenüberprüfung“:
Im Reiter „Einstellungen“ wählst du im Feld „Zulassen“ die Option „Liste“ aus und im Bereich „Quelle“ gibst du den Bereich ein, in dem deine Auswahlmöglichkeiten stehen (du kannst den Bereich auch mit der Maus markieren). Nun sollte das Fenster ungefähr so aussehen:
Im Reiter „Eingabemeldung“ kannst du eine Anweisung eingeben, was der Nutzer tun soll, also zum Beispiel „Wählen Sie eine Schulung aus der Liste.“:
Im Reiter „Fehlermeldung“ kannst du eine Meldung eingeben, die gezeigt wird, wenn der Nutzer eine falsche Eingabe macht, also zum Beispiel versucht, selbst Text einzugeben:
Nun musst du nur noch auf „Ok“ klicken, dann wird die Auswahlliste erstellt. Das fertige Formular könnte nun zum Beispiel so aussehen:
Wenn jemand auf den Pfeil klickt, öffnen sich die Optionen, aus denen er eine auswählen kann. Praktisch, oder? So kann man die Antwortmöglichkeiten einschränken und der Ausfüllende spart sich Schreibarbeit.
Im Grunde kann man für so ziemlich alles ein solches Dropdownmenü erstellen, sobald es mehr als eine Auswahlmöglichkeit gibt. Zum Beispiel „Herr / Frau“, „ledig / verheiratet / geschieden / verwitwet“, „sehr gut / gut / befriedigend / ausreichend / mangelhaft / ungenügend“ usw.
Du kannst natürlich auch mehrere solche Auswahllisten an unterschiedlichen Stellen in dein Dokument einfügen.
Abhängige Unterlisten in Excel Dropdown Listen
Neu:
Schau dir mein Video auf YouTube an. Du lernst, wie man eine Excel Dropdown Liste erstellt – aber noch mehr! Ich zeige im Video auch, wie du abhängige Unterlisten erstellen kannst:
Video ansehen
Du möchtest eine solche Auswahlliste in Word erstellen? Kein Problem, hier findest du eine Anleitung: Word Formular erstellen
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