E-Mail Postfach organisieren: Ordner strukturieren und aufräumen (mit Ordnerstruktur Beispiel)

Dich nervt das Chaos in deinem E-Mail Postfach? Findest nicht, was du suchst? Ich zeige dir in diesem Beitrag, wie du dein E-Mail Postfach sinnvoll organisieren kannst: Ordner strukturieren und aufräumen (mit Ordnerstruktur Beispiel).

Das Organisieren und Aufräumen des E-Mail Postfachs kann zeitaufwändig sein, aber es lohnt sich, denn Effizienz und Produktivität können auf diese Weise massiv gesteigert werden. Vielleicht sogar noch wichtiger: Du fühlst dich einfach wohler, wenn du deine E-Mails aufrufst, weil du einen viel besseren Überblick über alle Nachrichten hast.

Ordner sinnvoll strukturieren und aufräumen (mit Ordnerstruktur Beispiel) – E-Mail Postfach besser organisieren

Das Aufräumen und sinnvolle Strukturieren des E-Mail-Postfachs ist von großer Bedeutung: Es steigert Effizienz und Produktivität und hilft enorm, den Überblick über deine E-Mail-Kommunikation zu behalten. Du findest gesuchte E-Mails schneller, verschwendest weniger Zeit mit unwichtigen Nachrichten und bist insgesamt weniger gestresst.

In diesem Beitrag sehen wir uns an, wie du dein E-Mail Postfach besser organisieren und an deine Bedürfnisse anpassen kannst. Ich gebe dir Tipps zum Aufräumen und eine beispielhafte sinnvolle Ordnerstruktur, die du gerne für dein Postfach verwenden kannst. Lies diesen Beitrag, wenn du deine digitale Ordnerstruktur auf dem PC sinnvoll organisieren möchtest.

Zielsetzung: Warum das E-Mail Postfach aufräumen und die Ordnerstruktur organisieren?

Die Zielsetzung einer besseren Struktur des Postfachs und des gezielten Aufräumens deiner E-Mails ist es, eine effiziente und gut organisierte Umgebung zu schaffen, um die Verwaltung von und den Zugriff auf E-Mails zu verbessern. Dadurch wird die Verwaltung deiner E-Mails einfacher, du findest Informationen schneller, der Posteingang wird entlastet und das Nachvollziehen von erfolgten Vorgängen wird deutlich einfacher.

Das Ziel einer solchen Aufräum-Aktion besteht also hauptsächlich darin, ein übersichtliches und gut organisiertes E-Mail Postfach zu schaffen.

1. E-Mail Postfach organisieren: Analyse der bestehenden Ordnerstruktur

In einem ersten – sehr wichtigen – Schritt machst du eine Analyse des Status quo des E-Mail Postfachs, das du umorganisieren möchtest. Stelle dir diese Fragen:

• Sind die E-Mail Ordner klar benannt und aussagekräftig? Die Namen der Ordner sollten präzise und leicht verständlich sein, um den Inhalt eindeutig zu kennzeichnen.
• Ist die Hierarchie der Ordner in deinem E-Mail Postfach sinnvoll? Die Ordner sollten in einer logischen Reihenfolge angeordnet sein, die es dir ermöglicht, E-Mails schnell zu finden und zu kategorisieren. Eine flache Hierarchie ist oft einfacher zu verwalten als eine zu komplexe Struktur.
• Sind die Ordner ausgewogen oder gibt es überfüllte und / oder kaum genutzte Ordner? Überprüfe, ob bestimmte Ordner mit einer großen Anzahl von E-Mails überladen sind, während andere fast leer oder unbenutzt sind. Eine ausgeglichene Verteilung der E-Mails in den Ordnern erleichtert die Organisation und den Zugriff.
• Passen die Ordner zu deinen aktuellen Anforderungen? Überlege, ob die vorhandenen Ordner immer noch den Themen oder Projekten entsprechen, die für dich relevant sind. Wenn sich deine Bedürfnisse geändert haben, könnte es sinnvoll sein, neue Ordner hinzuzufügen oder bestehende Ordner umzubenennen bzw. neu zu strukturieren.
• Sind die Ordner eindeutig oder gibt es Überschneidungen? Stelle sicher, dass die Ordner klar definiert sind und es keine Überschneidungen oder Mehrdeutigkeiten gibt. Dadurch wird vermieden, dass E-Mails in falschen Ordnern abgelegt werden und es schwieriger wird, sie später zu finden.
• Sind die Ordner für eine einfache Navigation richtig organisiert? Prüfe, ob die Reihenfolge und Anordnung der Ordner die Navigation und den Zugriff auf wichtige E-Mails erleichtert. Die häufig verwendeten oder wichtigsten Ordner sollten leicht erreichbar und gut sichtbar sein.

2. Aufräumen und Organisieren des E-Mail Postfachs: Löschen, speichern, archivieren

Im zweiten Schritt geht es nun ans Aufräumen der Ordner: Dem Löschen, Speichern und Archivieren von E-Mails. Beim Löschen, Speichern und Archivieren von E-Mails ist es wichtig, eine bewusste Entscheidung darüber zu treffen, welche Nachrichten komplett gelöscht werden können, welche Informationen du extern (zum Beispiel auf dem PC Laufwerk) speichern möchtest und welche E-Mails archiviert werden sollten.

• Das Löschen von E-Mails bezieht sich auf das endgültige Entfernen von unwichtigen, nicht mehr benötigten oder irrelevanten Nachrichten aus deinem Postfach. Lösche Spam, Werbung oder andere E-Mails, die keinen Wert für dich haben. Durch das regelmäßige Löschen von E-Mails reduzierst du die Menge an unerwünschtem Inhalt und hältst deinen Posteingang aufgeräumt und übersichtlich.
  
• Das Speichern von E-Mails bezieht sich auf das Aufbewahren von wichtigen oder relevanten Nachrichten an einem anderen Platz (Laufwerk, externe Festplatte), auf die du später möglicherweise zugreifen musst. Dies gilt insbesondere für E-Mails, die wichtige Informationen, Verträge, Rechnungen oder andere wichtige Dokumente enthalten. Du kannst diese E-Mails beispielsweise in passenden Ordnern auf deinem PC ablegen, um sie leichter zu finden, wenn du sie in Zukunft benötigst.

Kleiner Exkurs – E-Mails speichern kannst du so:

• Öffne die E-Mail, die du speichern möchtest.
• Gehe zum Befehl „Speichern unter“ (in Outlook findest du den Befehl in der Registerkarte Datei).
• Wähle das Laufwerk und den Ordner aus, in dem du die E-Mail speichern möchtest.
• Gib der Datei einen sinnvollen Namen. Lerne hier, wie man Dokumente richtig benennt und speichert.
• Klicke auf „Speichern“.

---

Das könnte dich auch interessieren:
Küche schnell aufräumen und besser organisieren – zahlreiche Tipps und Hacks.
Hilfreiche Checkliste fürs Ausmisten – der erste Schritt.
So kannst du besser priorisieren: Das Eisenhower Prinzip.

---

• Das Archivieren von E-Mails bezieht sich auf das Verschieben von E-Mails aus deinem Postfach oder anderen Ordnern in ein separates Archiv. Diese E-Mails sind nicht unmittelbar relevant, müssen aber aus anderen Gründen aufbewahrt werden. Das Archivieren hilft dabei, deine Inbox übersichtlich zu halten und gleichzeitig den Zugriff auf ältere E-Mails zu ermöglichen. Viele E-Mail Postfächer bieten eine Archivierungsfunktion, mit der du E-Mails in einem dedizierten Archivordner ablegen kannst.

3. Erstellen einer sinnvollen Ordnerstruktur für dein E-Mail Postfach (mit Beispiel)

Da du nun einen guten Überblick über deine Dateien hast, kannst du im nächsten Schritt eine sinnvolle Ordnerstruktur erstellen. Ein Beispiel, wie diese aussehen könnte, findest du weiter unten.

Beachte diese Punkte beim Erstellen der neuen Ordnerstruktur für deine E-Mails:

• Versuche, die Anzahl der Unterordner zu minimieren. Ideal ist eine Struktur mit einer übersichtlichen Anzahl von Hauptordnern und nur wenigen Unterordnern pro Hauptordner. Eine übermäßig komplexe Ordnerstruktur kann das Auffinden und Verwalten von E-Mails erschweren. Je einfacher die Struktur, desto leichter kannst du E-Mails finden.
  
• Wähle für deine Ordnernamen aussagekräftige und eindeutige Bezeichnungen, die den Inhalt gut beschreiben. Vermeide zu allgemeine oder vage Bezeichnungen, die Verwirrung stiften könnten.
  
• Anstatt eine komplexe Ordnerstruktur zu erstellen, nutze Tags, Labels oder die Suchfunktionen deines E-Mail-Anbieters. Diese ermöglichen es dir, E-Mails schnell zu kennzeichnen und mithilfe von Schlagwörtern oder Suchkriterien zu filtern, ohne viele Unterkategorien erstellen zu müssen.
  
• Jeder hat unterschiedliche Anforderungen an die E-Mail-Organisation. Passe die Ordnerstruktur an deine individuellen Bedürfnisse an und achte darauf, dass sie für dich intuitiv und leicht handhabbar ist.

Beispiel Ordnerstruktur für E-Mails (privat):
Hier ein Beispiel für die Ordnerstruktur in einem privaten E-Mail Postfach. Diese werden zusätzlich zu den üblichen Ordnern wie Posteingang, Entwürfe, Papierkorb, Spam etc. erstellt.

Beispiel Ordnerstruktur E-Mails (geschäftlich):
2023: Kunde A, Kunde B, Kunde C
2022: Kunde A, Kunde B, Kunde C
2021: Kunde A, Kunde B, Kunde C

Du möchtest noch mehr Tipps für mehr Ordnung? Schau dir meine Bücher an oder folge mir auf Instagram:

Im geschäftlichen Bereich gibt es natürlich besonders viele mögliche Varianten, je nachdem, ob man mit Kunden oder mit anderen Abteilungen zusammenarbeitet, ob man im handwerklichen Bereich oder im Dienstleistungsbereich tätig ist und so weiter. Grundsätzlich empfiehlt es sich, die Ordner zunächst nach Jahren zu organisieren, als Unterordner dann Kunden, Produkte oder Abteilungen. Auf diese Weise kann man alle Ordner des vergangenen Jahres zu Beginn des neuen Jahres archivieren.

4. Weitere Tipps für ein gut organisiertes E-Mail Postfach

In diesem Abschnitt findest zu zahlreiche weitere Tipps, wie du ein E-Mail Postfach effizienter gestalten kannst.

• Einrichten von Regeln und Filtern:
  Das Einrichten von Regeln und Filtern ermöglicht es dir, den E-Mail-Verkehr übersichtlicher zu gestalten indem bestimmte E-Mails automatisch in vordefinierte Ordner verschoben werden. Dadurch bleibt deine Inbox immer überschaubar. Es spart auch Zeit, da du nicht manuell jede einzelne E-Mail in andere Ordner verschieben musst.
  
• Regelmäßiges Aufräumen:
  Plane bestimmte Zeiten in deinem Kalender oder Zeitplan, um dein Postfach regelmäßig aufzuräumen. Dies kann beispielsweise wöchentlich, monatlich oder jährlich erfolgen. Stelle sicher, dass du ausreichend Zeit für die Aufgabe einplanst, je nach Größe deines Postfachs und der Anzahl der zu überprüfenden E-Mails. Ein Zeitrahmen von 30 Minuten bis zu einer Stunde sollte eigentlich reichen.
  
• Aktualisieren der Ordnerstruktur und Anpassen von Regeln:
  Gehe deine aktuellen Ordner durch und prüfe, ob sie in dieser Art noch relevant für dich sind. Entferne unnötige Ordner und überlege, ob neue Kategorien oder Unterordner hinzugefügt werden sollten, um überfüllte Ordner zu entlasten.
  Gehe deine vorhandenen Regeln und Filter durch und überprüfe, ob sie noch den aktuellen Anforderungen entsprechen.
  Nimm dir Zeit, um E-Mails zu durchzusehen und unerwünschte oder veraltete Nachrichten zu löschen. Archiviere ältere E-Mails, um die Hauptinbox zu entlasten und dennoch den Zugriff auf wichtige Informationen zu ermöglichen.

Ordner und Filter für dein Postfach

Welche Ordner sollten in einer E-Mail-Struktur enthalten sein?
Die Ordnerstruktur in einem E-Mail Postfach variiert nach den individuellen Bedürfnissen und Vorlieben. Dennoch gibt es einige gängige Ordner, die in vielen E-Mail Ordnerstrukturen sinnvollerweise enthalten sein sollten. Hier sind einige Beispiele:

1. Posteingang: Der Hauptordner, in dem neue und ungelesene E-Mails landen. Dies ist normalerweise der erste Ort, an dem E-Mails eingehen, bevor sie organisiert oder bearbeitet werden.
2. Gesendet: Ein Ordner, in dem Kopien aller von dir gesendeten E-Mails gespeichert werden. Dies ermöglicht es dir, frühere Nachrichten schnell zu überprüfen oder bei Bedarf Informationen daraus zu kopieren.
3. Entwürfe: Ein Ordner, in dem du unfertige E-Mails speichern kannst, die du zu einem späteren Zeitpunkt vervollständigen möchtest.
4. Archiv: Ein separater Ordner, in dem du E-Mails aufbewahren kannst, die du nicht löschen, aber aus deinem Posteingang entfernen möchtest. Dieser Ordner dient der langfristigen Aufbewahrung von E-Mails, auf die du möglicherweise in der Zukunft zugreifen möchtest.
5. Wichtig: Ein Ordner, in dem du E-Mails ablegen kannst, die besonders wichtig sind oder besondere Aufmerksamkeit erfordern. Das können beispielsweise E-Mails von Vorgesetzten, Kunden oder anderen wichtigen Kontakten sein.
6. Aufgaben oder To-Do / Noch zu erledigen: Ein Ordner, in dem du E-Mails ablegen kannst, die bestimmte Aufgaben oder Handlungen erfordern. Dieser Ordner hilft dir, wichtige Aufgaben im Auge zu behalten und sie nicht aus den Augen zu verlieren.
7. Projekte: Ordner, die spezifischen Projekten oder Aufgaben gewidmet sind. Du kannst für jedes Projekt einen separaten Ordner erstellen, um E-Mails, Dateianhänge und andere relevante Informationen an einem Ort zu halten.
8. Kunden / Kontakte: Ordner, die bestimmten Kunden oder Kontakten gewidmet sind. Das hilft dir, E-Mails mit bestimmten Kunden oder Kontakten leichter zu finden und zu organisieren.
9. Newsletter / Abonnements: Ein Ordner, in dem E-Mails von Newslettern, Abonnements oder regelmäßigen Updates gesammelt werden. Das ermöglicht es dir, diese E-Mails von deiner Hauptinbox getrennt zu halten und bei Bedarf bequem zu lesen.
10. Spam / Junk: Ein Ordner, in dem automatisch als Spam erkannte E-Mails gesammelt werden. Dies hilft dir, deine Hauptinbox sauber zu halten und unerwünschte E-Mails leichter zu identifizieren.

Welche Regeln und Filter kann ich einrichten, um E-Mails automatisch zu organisieren?
Es gibt verschiedene Regeln und Filter, die du einrichten kannst, um deine E-Mails automatisch zu sortieren. Die genauen Optionen hängen von deinem E-Mail-Anbieter ab, aber hier sind einige gängige Regeln und Filter, die grundsätzlich zur E-Mail-Organisation verwendet werden:

1. Absenderbasierte Regeln: Du kannst Regeln basierend auf dem Absender einer E-Mail einrichten, um E-Mails automatisch in bestimmte Ordner zu verschieben. Zum Beispiel kannst du E-Mails von bestimmten Personen, also beispielsweise einem Kunden, direkt in den entsprechneden Kundenordner verschieben lassen.
2. Betreffbasierte Regeln: Regeln basierend auf dem Betreff einer E-Mail ermöglichen es dir, E-Mails mit bestimmten Stichwörtern oder Phrasen in der Betreffzeile in bestimmte Ordner zu verschieben. Du könntest beispielsweise eine Regel erstellen, um alle E-Mails mit dem Betreff „Newsletter“ in einen separaten Newsletter-Ordner zu verschieben.
3. Stichwortbasierte Regeln: Diese Regeln verwenden bestimmte Stichwörter oder Phrasen im Text einer E-Mail, um sie in entsprechende Ordner zu verschieben. Du könntest beispielsweise E-Mails mit dem Stichwort „Projekt XYZ“ in den entsprechenden Projektordner verschieben lassen.
4. Größenbasierte Regeln: Mit diesen Regeln kannst du E-Mails basierend auf ihrer Größe organisieren. Du könntest beispielsweise alle besonders großen E-Mails in einen separaten Ordner verschieben lassen, um Speicherplatz in deiner Hauptinbox zu sparen.