In der Schule habe ich noch gelernt, wie man die Anrede in Briefen schreibt, E-Mails gab es damals noch nicht. Heutzutage schreibe ich fast nur noch E-Mails. Aber wie lautet die korrekte Anrede in einer E-Mail an unbekannte Empfänger, mehrere Personen oder genderneutral?
Bei einer E-Mail an unbekannte Empfänger bietet sich oft eine neutrale und höfliche Grußformel an. Wenn du dich dagegen an mehrere Personen gleichzeitig wendest, ist es ratsam, die Anrede an die spezifische Situation anzupassen. Und auch für genderneutrale Grußformeln gibt es verschiedene Möglichkeiten. In diesem Beitrag findest du zahlreiche Formulierungen und Tipps.
Die Anrede in E-Mails: unbekannte Empfänger, mehrere Personen, genderneutral
In diesem Beitrag beschäftigen wir uns also mit der Anrede in einer E-Mail. Wie lautet die richtige Grußformel in einer E-Mail an mehrere Personen? Was sagt man, wenn man den Chef – den man siezt – und Kollegen – die man duzt, gleichzeitig ansprechen möchte? Wir schauen uns diverse Möglichkeiten für geschäftliche Nachrichten an, sowohl, wenn uns der Empfänger bekannt ist als auch, wenn wir an unbekannte Empfänger schreiben. Und auch genderneutrale Varianten stelle ich dir vor.
Anscheinend gibt es Personen, die eine Nachricht mit „Liebe alle“ beginnen, wenn es sich um eine Sammelnachricht handelt. Ja, manchmal ist es sinnvoll, eine E-Mail an viele Personen zu senden. Und wenn diese an einen gemischten Personenkreis geht, kann es schwierig sein, eine korrekte, für alle passende Grußformel zu finden. „Liebe alle“ geht aber gar nicht. Alle kann nicht einfach so alleine stehen. Man kann an alle Kollegen schreiben, spricht diese dann aber weder mit „Liebe alle“ noch mit „Liebe alle Kollegen“ an.
Im Folgenden einige Möglichkeiten mit Erklärungen, wann welche Variante am besten passt.
Die E-Mail Anrede für einen Empfänger oder ein Team
Fangen wir mit gängigen, geschäftlichen Nachrichten an: Schreibst du eine formelle geschäftliche E-Mail an einen Empfänger oder ein Team? Dann kann die Anrede durchaus „Sehr geehrte Frau…,“ oder „Sehr geehrter Herr…,“ lauten – vorausgesetzt man kennt den Namen des Ansprechpartners. Damit kann man eigentlich nichts falsch machen. Das mag langweilig erscheinen, aber es ist auf jeden Fall passend. Ganz besonders, wenn du das erste Mal an jemanden schreibst, ist diese Grußformel eine sichere Wahl.
Eine andere Möglichkeit wäre auch diese hier: „Guten Morgen / Guten Tag Frau…,“ bzw. „Guten Morgen / Guten Tag Herr…,“.
Wenn du den Namen des Empfängers kennst, solltest du diesen auch in der Anrede verwenden. Das ist einfach persönlicher.
Wichtig: Akademische Titel sind Teil des Namens, Doktor und Professor müssen genannt werden. Abschlüsse wie Diplom, Bachelor oder Master werden nicht genannt:
„Sehr geehrter Herr Dr. Mai,“
„Sehr geehrte Frau Prof. Müller,“
Wenn man beispielsweise an eine allgemeine E-Mail-Adresse einer Behörde (info@… oder anmeldungen@…) schreibt, der Empfänger unbekannt ist und man keinen direkten Ansprechpartner hat, kann man das altbewährte „Sehr geehrte Damen und Herren,“ verwenden.
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Allerdings finde ich diese Grußfomel für E-Mails doch reichlich förmlich und nicht für alle Branchen geeignet. Für eine Behörde ist es passend aber beispielsweise für ein Unternehmen, das sich jung und hip gibt, würde ich eher das ganze Team ansprechen und so eine Grußformel für die Nachricht wählen: „Guten Morgen liebes Service Team,“.
Es gilt also abzuwägen, was am besten passt: Man kann sich beispielsweise die Website des Unternehmens ansehen, um einzuschätzen, wie das Unternehmen nach außen kommuniziert. Vielleicht gibt es auch bereits ein Schreiben des Unternehmens an mich? Mit der Grußformel orientiere ich mich dann an dieser Sprache.
Einen Kollegen, den man duzt, kann man natürlich problemlos mit „Hallo Vorname,“ ansprechen.
Passende Anrede in E-Mails an mehrere Personen
Und wie formuliert man die Anrede in einer E-Mail an mehrere Personen richtig? Nun wird es kniffelig.
Hier gilt es, ein paar Dinge abzuwägen: Ist eine der Personen ranghöher als die anderen? Wie geht man mit Kollegen und Kolleginnen um? Vielleicht geht man mit einigen der Empfänger informeller um, als mit anderen? Wie aber kann man das in einer Nachricht an mehrere Personen miteinander vereinen?
Auch hier ist wichtig:
Orientiere dich daran, wie der Umgangston und das Verhältnis zueinander im (Berufs-)Alltag aussieht. Duzt du deinen Chef / deine Kollegen oder ist der Umgangston eher förmlich?
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Mehr InformationenWenn du eine/n distanzierten Chef/in und ein paar Kollegen anschreibst, könntest du die Grußformel in deinen E-Mails so formulieren. Wichtig: Nach dem Komma wird kleingeschrieben.
„Sehr geehrter Herr …, liebe Kolleginnen und Kollegen,“
„Sehr geehrte Frau …, liebe Kolleginnen und Kollegen,“
Wenn man seine/n Chef/in zwar siezt, aber dennoch eher informell miteinander umgeht, ist auch das möglich:
„Hallo Frau…, liebe Kolleginnen und Kollegen,“
„Hallo Herr…, liebe Kolleginnen und Kollegen,“
Wenn dagegen alle eher locker miteinander umgehen oder vom Rang her gleichwertig sind, gehen auch diese Grußformeln:
„Liebe Kolleginnen und Kollegen,“
„Hallo zusammen,“
„Hallo xxx-Abteilung,“
Wenn du eine sehr förmliche E-Mail an mehrere Personen gleichzeitig schreibst, nenne den Namen der Person zuerst, die in der Hierarchie höher steht. Wenn alle gleichrangig sind, nenne die Frau zuerst. Es handelt sich um Männer gleichen Ranges? Dann nennt man die Personen in alphabetischer Reihenfolge.
Genderneutrale Anreden für E-Mails
Und was ist, wenn ich mich genderneutral äußern und die Anrede an alle Geschlechter möglichst neutral ausdrücken möchte? „Sehr geehrte Damen und Herren“ zum Beispiel richtet sich schließlich nur an zwei Geschlechter.
In vielen Fällen ist es eine gute Möglichkeit, die Grußformel neutral zu halten, indem man nur mit „Guten Morgen“ oder „Guten Tag“ grüßt. Das ist vor allem bei E-Mails oder auch Briefen an unbekannte Empfänger möglich.
Wenn man an eine konkrete Person schreibt, deren Namen man kennt, kann man das jeweilige Herr bzw. Frau auch weglassen und mit dem kompletten Namen grüßen:
„Sehr geehrter Thomas Maier,“
„Guten Tag Sabine Müller,“
Wenn es etwas informeller sein darf, dann ginge auch „Liebe Sabine Müller,“ oder „Hallo Thomas Maier,“. Wer jetzt findet, dass die Endung auf -e bereits auf eine zu weibliche Anrede hinweist, könnte auch so etwas schreiben: „Liebe*r Sabine Müller,“. Ich persönlich finde zwar, dass das keine schöne Lösung ist, aber es wird als Möglichkeit von manchen Personen vorgeschlagen.
Bei Personengruppen ist es üblich geworden, die weibliche Form nach einem Doppelpunkt oder einem Stern hinzuzufügen:
„Liebe Kolleg:innen,“
„Liebe Student*innen,“
Weitere gute Möglichkeiten sind Ausdrücke und Bezeichnungen wie „Team“, „Mitglieder“ oder „-schaft“ (zum Beispiel Belegschaft). Diese gelten als geschlechtsneutrale Bezeichnungen und sind in Verbindung mit einer Grußformel eine gute Alternative:
„Liebes Sales Team,“
Ja, es gibt viele Möglichkeiten und keine einfache, konkrete Antwort. Es ist immer auch ein bisschen Fingerspitzengefühl notwendig bei der Wahl der Grußformel. Was man aber auf jeden Fall sagen kann ist, dass „Liebe Alle“ bzw. „Liebe alle“ nie geht.
Eine Regel möchte ich noch erwähnen. Mir scheint, sie ist in Vergessenheit geraten – Kurznachrichten, SMS und WhatsApp haben unsere Schreibkultur verändert, Regeln werden nicht mehr so ernst genommen. Nach der Anrede folgt ein Komma, danach wird klein weitergeschrieben, zum Beispiel: Hallo Petra, wie gestern besprochen…
Zusammenfassung aller Anreden für E-Mails
Eine kurze Zusammenfassung, der besseren Übersichtlichkeit wegen:
- Förmliche Anrede, besonders bei Erstkontakt oder für Behörden:
Sehr geehrte Frau …, / Sehr geehrter Herr …, / Sehr geehrter Herr Dr. …, - Förmliche Anrede, wenn der Empfänger bekannt ist:
Guten Morgen Frau … / Herr …, / Guten Tag Frau … / Herr …, - Förmliche Grußformel, wenn der Empfänger unbekannt ist:
Sehr geehrte Damen und Herren, - Gute Möglichkeit für „junge“ Firmen:
Guten Morgen liebes … Team, - Anrede in E-Mails – mehrere Personen, je nach Beziehung und Umgangston:
Sehr geehrte/r Frau/Herr …, liebe Kolleginnen und Kollegen,
Hallo Frau / Herr …, liebe Kolleginnen und Kollegen,
Hallo zusammen,
Hallo xxx-Abteilung, - Nie:
Liebe Alle, bzw. Liebe alle, - Genderneutrale Anrede:
Guten Morgen,
Guten Tag,
Sehr geehrte/r Vorname Nachname,
Guten Tag Vorname Nachname,
Liebe/r Vorname Nachname,
Lieber*r Vorname Nachname,
Liebe Kolleg:innen,
Liebe Student*innen,
Fazit
Die Anrede ist in E-Mails so ziemlich das erste – nach dem Betreff (der hoffentlich nicht AW:AW:AW: lautet…) – was der Empfänger sieht. Mit dieser Grußformel wird bereits eine bestimmte Atmosphäre geschaffen: Ist sie zu informell, zu salopp oder zu formell, fühlt sich der Empfänger vielleicht vor den Kopf gestoßen. Nicht jeder möchte mit „Hallo“ begrüßt werden, andere finden vielleicht genau das Gegenteil und wundern sich, warum jemand mit „Sehr geehrte…“ grüßt. Hier gilt es, sich Gedanken zu machen, welche Art der Begrüßung am besten passt.
Schreibt man eine E-Mail an mehrere Personen, wird es noch schwieriger, ganz besonders dann, wenn es sich um eine gemischte Gruppe handelt, die ranghöhere und -niedrigere Personen enthält. Im Zweifel gelten hier immer noch altbewährte Regeln: Ranghöhere Personen vor niedrigeren, Damen vor Herren oder auch Ältere vor Jüngeren.
Falls möglich sollte der Adressat / die Adressatin namentlich genannt werden. Wenn jemand direkt angesprochen wird, reagiert derjenige meistens stärker und ist aufmerksamer als bei allgemeiner Ansprache. Bei einem meiner früheren Arbeitgeber gab es für alle neuen Angestellten eine Schulung, in der nur vermittelt wurde, wie E-Mails formuliert werden sollen, damit sie die maximal mögliche Aufmerksamkeit bekommen. In dieser Firma gab es die Regel, in der Grußformel immer zuerst den Namen zu nennen: Bettina – Guten Morgen. Die Logik dahinter war, dass der Name auf diese Weise mehr in den Vordergrund tritt und in der Folge der Inhalt der Nachricht ebenfalls mehr Aufmerksamkeit bekommt. Nun ja, man kann es auch übertreiben.
Bei mir hat das immer ein Gefühl der Rüge hervorgerufen: Als Kind wird man schließlich nur dann direkt mit dem Namen angesprochen, wenn man etwas falsch gemacht hat oder mit etwas aufhören soll. Bettina! Komm her! Hör auf! Sei still!
Wie dem auch sei, allein die Tatsache, dass es eine mehrtägige Schulung zu diesem Thema gab, zeigt, dass es ein sehr wichtiges Thema ist, mit dem sich jeder beschäftigen sollte, der regelmäßig E-Mails schreibt.
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