Es gehört heutzutage zum Alltag, jegliche Arten von Anfragen per E-Mail zu schreiben. E-Mails sind mittlerweile ein unverzichtbares Kommunikationsmittel in der Geschäftswelt und darüber hinaus geworden. Die Fähigkeit, klare und präzise Anfragen zu formulieren, ist von großer Bedeutung, um eine effiziente Kommunikation zu gewährleisten, sei es im beruflichen Umfeld oder auch für private Anfragen.
In diesem Beitrag findest du zahlreiche Formulierungen, gebräuchliche Phrasen, Muster und Vorlagen, die du für deine Angebotsanfragen oder andere Arten von Anfragen verwenden kannst. Der Beitrag stellt eine umfassende Ressource dar, die es dir erleichtern wird, professionelle und wirkungsvolle schriftliche Anfragen zu verfassen.
Eine Anfrage schreiben per E-Mail
Egal, ob wir auf der Suche nach neuen Lieferanten sind oder Neukunden akquirieren möchten: Der erste Kontakt findet immer über irgendeine Art von Anschreiben statt, die wir heutzutage üblicherweise per E-Mail schreiben. Aber nicht nur das: Auch im privaten Bereich ist es oft notwendig, Kostenvoranschläge oder anderweitige Angebote einzuholen, egal ob es dabei um Reparaturen geht oder vielleicht um eine Veranstaltung, die geplant werden muss.
Von höflichen Einleitungen über detaillierte Beschreibungen der gewünschten Leistung bis hin zu freundlichen Schlussformeln findest du in diesem Beitrag eine Vielzahl von Ausdrücken, die in unterschiedlichen Zusammenhängen anwendbar sind. Dabei werden nicht nur formale Geschäftsanfragen berücksichtigt, sondern auch andere Arten von Anliegen im privaten Bereich.
In diesem Beitrag findest du viele gebräuchliche Redewendungen, Muster und Vorlagen, die du gerne verwenden kannst.
Grundsätzliches für Anfragen per E-Mail
Zunächst ein paar grundsätzliche Tipps und Informationen. Um ein möglichst gutes Angebot zu erhalten, muss dein Anschreiben natürlich möglichst präzise formuliert werden. Was genau möchte ich? Wann wird die Leistung benötigt? Wie lange dauert die Veranstaltung, wie viele Personen werden kommen? Was für Leistungen werden im Detail erwartet? Sollen beispielsweise Abfall, alte Geräte oder Sondermüll entsorgt werden oder mache ich das selbst?
Im Grunde sollten alle W-Fragen beantwortet werden: Wer, was, wann, wie, wohin, wie lange, wie viele.
Anfragen per E-Mails zu schreiben und zu versenden hat zahlreiche Vorteile: E-Mails ermöglichen eine nahezu sofortige Übermittlung von Nachrichten, unabhängig von der geografischen Distanz zwischen Sender und Empfänger. Darüber hinaus macht die Möglichkeit, Dateien und Dokumente als Anhänge beizufügen, E-Mails zum effektivsten Mittel, um zusätzliche Informationen zu versenden. Dies ist besonders relevant, wenn detaillierte Unterlagen, Pläne oder Skizzen Teil für eine gute Angebotserstellung notwendig sind.
Und zu guter Letzt machen E-Mails die erfolgte Kommunikation nachvollziehbar: Sie können gespeichert oder ausgedruckt werden und bei Bedarf als Beweismittel verwendet werden oder zur Konfliktlösung beitragen.
Sehen wir uns nun genauer an, wie man solche Nachfragen am besten schreibt, was für Formulierungen üblicherweise verwendet werden und was man alles beachten sollte.
Anfragen schreiben: Vorlagen und Muster für E-Mails
Wenn wir eine Anfrage schreiben, handelt es sich in der Regel um neue Kontakte. Soll ein Produkt in Zukunft bei einem anderen Lieferanten gekauft werden? Möchtest du ein Hotelzimmer für den nächsten Urlaub buchen oder ist deine Heizung kaputt?
Es kann natürlich sein, dass du den Handwerker deines Vertrauens schon öfter mit einer Reparatur beauftrag hast oder dass ein Bestandskunde Interesse an einem weiteren Produkt hat. Da es sich in solchen Fällen um bestehende Kontakte handelt, kann ein solches Anschreiben in der Regel informeller gestellt werden. Die Informationen, die dabei zur Verfügung gestellt werden müssen, sind natürlich die gleichen.
Wie man bestimmte Personen in einer E-Mail anspricht, lernst du hier: Die Anrede in E-Mails.
Noch mehr Tipps zur Korrespondenz mit Muster und Vorlagen findest du in diesem tollen Buch: Ratgeber Korrespondenz*. In diesem Beitrag findest du hilfreiche Formulierungen und Tipps für das Schreiben von Auftragsbestätigungen.
Wie kann man die Anfrage einleiten? Sehen wir uns die möglichen Einleitungen für dein Anliegen an. Wenn du eine Anfrage per E-Mail schreiben möchtest, kannst du als Einleitung zum Beispiel mitteilen, wie du auf den Anbieter aufmerksam geworden bist. Du kannst auch Informationen über dich selbst mitteilen: Wer bist du, was für eine Firma hast du, was für Produkte stellst du her? Vielleicht ging dem Schreiben ein Telefonat voraus? Beziehe dich darauf.
Hier ein paar Muster für deine Einleitung:
Über eine Suche im Internet bin ich auf Ihr Unternehmen aufmerksam geworden.
Wir haben Ihre Anzeige in … (Zeitung, Magazin) gesehen.
Mir wurde Ihre Firma von Freunden empfohlen.
Freunde haben uns Ihr/e … (Hotel, Restaurant, Ferienwohnung) empfohlen.
Wir sind eine kleine Firma, die sich auf … spezialisiert.
Wir sind ein mittelständisches Unternehmen, das … herstellt.
Seit vielen Jahren handeln wir mit …
Wie bereits gestern telefonisch besprochen …
Vielen Dank für das angenehme Gespräch letzte Woche.
Nun kommt der Hauptteil deiner Anfrage per E-Mail: In diesem Teil werden die eigentlichen Informationen mitgeteilt. Beantworte hier die relevanten W-Fragen, damit das Angebot möglichst genau und passend erstellt werden kann.
Der Hauptteil: Vorlagen für deine Anfrage per E-Mail:
Bitte senden Sie mir … (einen Katalog, Muster, eine Preisliste, Ihre Farbpalette).
Wir würden uns über kostenlose Proben Ihre/s/r … freuen.
Bitte geben Sie uns einen Überblick über … (Ihre Produktpalette, Ihre Leistungen).
Bitte teilen Sie uns die technischen Daten Ihre/s/r … mit.
Um entsprechende Tests durchführen zu können, benötigen wir …
Ich bitte um Zusendung eines Angebots für … (Menge, Größe, Maße, Stückzahl).
Gewähren Sie einen Mengenrabatt für …?
Bitte nennen Sie uns die Lieferzeit, sowie Ihre Liefer- und Zahlungsbedingungen.
Für eine Veranstaltung / Hochzeit / Geburtstagsfeier / Betriebsfeier am … benötigen wir …
Wir sind auf der Suche nach …
Für unseren nächsten Urlaub / eine Geschäftsreise benötigen wir …
Wir bitten um ein Angebot für …
Denke daran, möglichst genaue Informationen bereitzustellen:
- Was genau benötigst du? Sei so spezifisch wie möglich: Nenne das Produkt / die Leistung / die Artikelnummer, die benötigte Menge, Breite, Höhe, Farbe, das gewünschte Gewicht.
- Wie viele Personen werden teilnehmen? Wie viele Bestellungen kann der Hersteller erwarten?
- Soll es sich um eine langjährige Zusammenarbeit handeln oder um einen einmaligen Auftrag?
- Hast du bestimmte Vorstellungen: Möchtest du ein Einzelzimmer oder ein Doppelzimmer? Soll der Mietwagen eine Automatikschaltung haben?
- Gibt es besondere Anforderungen, wie zum Beispiel eine bestimmte Maschinenbreite? Nehmen auch Menschen mit Behinderungen teil? Sollen bestimmte Gegenstände bereitgestellt werden, wie zum Beispiel Bettwäsche oder ein Projektor?
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von YouTube. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenPassende Beiträge, die dich auch interessieren könnten:
Zahlreiche Sprüche zum Jahreswechsel: Neujahrswünsche – geschäftlich.
So kannst du schnell eine neue Sprache lernen: Tipps, die funktionieren.
Tipps für einen besseren Überblick: Büro und Schreibtisch organisieren.
Wenn du alle wichtigen Punkte genannt hast, kommst du schießlich zum letzten Teil deiner E-Mail-Nachricht, dem Schlussteil. Wie kann man eine Anfrage am besten beenden?
Muster für das Ende einer Anfrage per E-Mail:
Bitte senden Sie uns Ihr Angebot bis spätestens …
Offene Fragen können wir gern in einem persönlichen Gespräch klären.
Ich freue mich auf Ihre Antwort / Ihre Rückmeldung / Ihr Muster / Ihre Informationen.
Für Fragen stehen wir Ihnen gern unter … (Telefonnummer) zur Verfügung.
Vielen Dank bereits im Voraus.
Bitte lassen Sie es mich wissen, wenn Sie weitere Informationen benötigen.
Wir freuen uns darauf, bald von Ihnen zu hören.
Wenn Sie ein persönliches Treffen vereinbaren möchten, …
Grußformeln:
Mit freundlichen Grüßen,
Beste Grüße,
Freundliche Grüße,
Viele Grüße,
Falls du dein Gesuch per Brief versenden möchtest, findest du hier ein Anleitung, wie und wohin man die Adresse auf Briefumschlägen schreibt.
Was sollte man sonst noch beachten?
Hier noch ein paar Punkte, die du auf jeden Fall beachten solltest, wenn du eine Anfrage schreiben musst: Verwende klare und eindeutige Formulierungen, um sicherzustellen, dass der Zweck deiner Anfrage unmissverständlich ist. Auch die Betreffzeile sollte informativ und aussagekräftig sein. Sie hilft dem Empfänger, den Inhalt bzw. das Thema der E-Mail auf einen Blick zu erfassen.
Halte deine E-Mail möglichst kurz und konzentriere dich auf das Wesentliche. Strukturiere deine E-Mail darüber hinaus logisch, um eine einfache Lesbarkeit zu gewährleisten. Nutze Absätze, Aufzählungen oder Abschnitte, um den Text übersichtlich zu gestalten.
Stelle sicher, dass alle relevanten Informationen in deinem Anschreiben enthalten sind, um unnötige Nachfragen zu vermeiden. Das erhöht außerdem die Wahrscheinlichkeit, ein passendes Angebot zu erhalten, in dem tatsächlich alle Leistungen enthalten sind, die man in Anspruch nehmen möchte.
In welcher Form kann eine Anfrage gestellt werden?
Anfragen können in unterschiedlichen Formen gestellt werden: Persönlich in mündlicher Form, am Telefon oder schriftlich. Wenn du sicher sein möchtest, dass die Kommunikation im Nachhinein nachvollziehbar ist, solltest du deine Anfrage schriftlich stellen. Besonders im geschäftlichen Umfeld ist es üblich, Anfragen schriftlich (meistens per E-Mail) zu stellen.
Wie kann man eine Anfrage für ein Produkt schreiben?
So könnte man eine Anfrage für ein Produkt formulieren:
Sehr geehrte Damen und Herren,
über eine Suche im Internet bin ich auf Ihr Unternehmen aufmerksam geworden.
Ich interessiere mich für Ihr Produkt [Produktname] und würde gerne weitere Informationen darüber erhalten. Könnten Sie mir bitte die folgenden Details zukommen lassen:
- Preisliste für [Produktname] und eventuelle Mengenrabatte.
- Spezifikationen und technische Daten des Produkts.
- Lieferzeiten und Versandkosten, insbesondere für Lieferungen nach [Ihr Standort oder gewünschter Lieferort].
Des Weiteren wäre es hilfreich, Produktkataloge, Broschüren oder ähnliches Informationsmaterial zu erhalten. Teilen Sie mir bitte auch mit, ob es aktuelle Sonderangebote oder Aktionen für das genannte Produkt gibt.
Ich bedanke mich im Voraus für Ihre Zeit und Unterstützung. Falls Sie weitere Informationen benötigen, stehe ich gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen,
Zusammenfassung
Auf den ersten Blick ist das Schreiben einer Anfrage per E-Mail eine einfache Angelegenheit, aber bei genauerer Betrachtung stellt man schnell fest, dass es viele Sachverhalte gibt, die berücksichtigt werden müssen. Stellt man nicht alle benötigten Informationen zur Verfügung, kann kein entsprechendes Angebot gemacht werden. Das führt zu unzähligen Nachfragen und Verzögerungen.
Im schlimmsten Fall kann es sogar vorkommen, dass ein unpassendes Angebot abgegeben wird, was dann wiederum zu Streitigkeiten und Zusatzkosten führen kann.
Um das zu vermeiden, sollte man sich im Voraus genau überlegen, was für Informationen bereitgestellt werden müssen. Was genau soll wie, wann, für wen und wie lange geleistet werden? Gibt es besondere Anforderungen? Oder ungewöhnliche Zusatzleistungen?
Alle Details müssen besprochen werden, damit es im Nachhinein nicht zu Problemen kommt.
